Tietosuoja VAMK:ssa

VAMK käsittelee tietoja niistä henkilöistä, jotka opiskelevat ja työskentelevät ammattikorkeakoulussa tai toimivat yhteistyössä ammattikorkeakoulun kanssa. VAMKin henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679, artikla 6), Ammattikorkeakoululakiin (932/2014), Valtioneuvoston asetukseen ammattikorkeakouluista (1129/2014) sekä rekisteröidyn suostumukseen.

VAMK pitää huolta hallussaan olevista henkilötiedoista ja käsittelee niitä vain ennalta määrättyihin ja tietosuojalainsäädännön mukaisiin käyttötarkoituksiin. Tietoja luovutetaan vain voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallivalla tavalla, esim. viranomaisille joilla on oikeus käsitellä tietoja. EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ei pääsääntöisesti siirretä henkilötietoja.

Opiskelijalla ja henkilökuntaan kuuluvalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä jolloin henkilöllisyys tarkistetaan, tai kirjallisesti (omakätisesti allekirjoitettu tai muulla luotettavalla tavalla varmennettu asiakirja).

Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioista tietosuojavastaavalle, yhteystiedot alla. Tarkastuspyyntö on yksilöitävä riittävästi (esim. nimi, henkilötunnus ja opiskelijanumero), jotta rekisterinpitäjä pystyy löytämään tiedot. Tarkastusoikeus koskee kaikkia samaan loogiseen rekisteriin kuuluvia henkilötietoja, siis esimerkiksi sekä sähköiseen opiskelijatietojärjestelmään tallennettuja tietoja että korkeakoulun yksikössä paperimuodossa tallennettuja tietoja. Koska rekisterin taustatietona käytettävät hallintopäätökset (esimerkiksi päätös opintojen hyväksiluvusta) ja muut asiakirjat (esimerkiksi opiskelijan koesuoritus) eivät ole osa rekisteriä, tarkastusoikeus ei koske tällaisia asiakirjoja. Tiedon pyytäjä voi saada tiedon näistä asiakirjoista julkisuuslain nojalla.

Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä rekisteröidylle kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tarkistusoikeuden toteuttamisesta.

Tarkastusoikeus henkilörekisteristä on maksuton kerran vuodessa. Jos rekisteröity haluaa tarkastaa tietonsa tätä useammin, tarkastusoikeuden käyttämisestä peritään maksu.

 

Hannu Teulahti, VAMK:n tietosuojavastaava